Bestyrelsens arbejde - hvordan kan du bidrage til det gode møde?
Typisk planlægges bestyrelsesmøderne i fællesskab i bestyrelsen for et år ad gangen og dette sker typisk på det første møde efter generalforsamlingen. Der er dog nogle helt basale elementer i forhold til deltagelse i bestyrelsesmøder, du bør være bekendt med som nævnt nedenfor. Spørg ind, hvis du er i tvivl om, hvordan du skal forholde dig.
Elementerne i det gode møde
- Tilrettelæggelse
- Dagsorden med prioriterede af punkter
- Mødeledelse og styring af tiden
- Mødefacilitering/rollefordeling – klare operationelle beslutninger
- Skriftlighed
- Opfølgning og uddelegering.
Fokus og mening
Der er (mindst) otte spørgsmål, der bør overvejes til et punkt på dagsordenen:
- Er det en sag, bestyrelsen skal gøre noget ved?
- Er det en sag af betydning for et flertal af medlemmerne - og i overensstemmelse med vedtægterne og foreningens formål?
- Er det foreneligt med foreningens mission/vision?
- Er det en del af anden opgave på bestyrelsens årsplan?
- Er der andre, der kan løse problemet bedre end os?
- Hvem har interesser i sagen – og hvilke? (Udform eventuelt en interessentanalyse)
- Ved vi nok om sagen/forslaget? (Er der et tilstrækkeligt beslutningsgrundlag?)
- Er der ressourcer til opgaveløsningen?
Mødeforberedelsen
Mødedeltagerens input til det skabende møde:
- Vær forberedt - er du i tvivl om, hvad der forventes af dig, så kontakt mødelederen
- Sæt tid af til mødeforberedelse i din kalender
- Tag ansvar og vær aktiv på en konstruktiv måde - forbered dig især på de punkter du er ansvarlig for – og byd ind på andre
- Hold fokus.
Evaluering og sikring af resultater
Bestyrelsen kan reflektere over:
- Skaber møderne værdi for vores medlemmer?
- Giver møderne eller tager møderne energi?
- Kunne de samme ressourcer benyttes mere effektivt på andre aktiviteter?
- Hvilke mødetyper skaber størst motivation og værdi?